Đại học Đà Nẵng Trường Đại học Ngoại ngữ

Phòng Tổ Chức - Hành Chính

Thông tin liên hệ:

Văn phòng: 131 Lương Nhữ Hộc, Phường Khuê Trung, Quận Cẩm Lệ, Tp. Đà Nẵng
Điện thoại: (+84). 236. 3699324 - 3699323 Fax: (+84). 236. 3699338
Emai: tchc@ufl.udn.vn
Website: http://tchc.ufl.udn.vn

Chức năng

Phòng có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác tổ chức và cán bộ, xây dựng đội ngũ, thực hiện các chế độ chính sách với cán bộ, viên chức (CB, VC), công tác hành chính, tổng hợp, công tác an ninh trật tự. Phòng TC – HC thực hiện các nhiệm vụ sau:

1. Nghiên cứu, xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ CB, VC; đề xuất thành lập, sáp nhập, giải thể, chia tách các đơn vị trực thuộc Trường phù hợp với yêu cầu phát triển của Trường trong từng giai đoạn; đề xuất sắp xếp, điều động CB, VC của Trường hàng năm một cách hợp lý; theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong Trường. Lập kế hoạch tuyển dụng, bổ nhiệm CB quản lý các đơn vị trực thuộc trình Hiệu trưởng phê duyệt; cập nhật, sử dụng và quản lý hồ sơ CB, VC; chủ trì hoạt động nhận xét, đánh giá, kê khai minh bạch thu nhập tài sản cá nhân theo đúng quy định của Nhà nước.

2. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các chế độ chính sách đối với CB, VC như đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; thi tuyển dụng, nâng ngạch CB, VC; nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn; chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn con người; theo dõi, đánh giá quá trình tập sự, hợp đồng lao động; giúp Hiệu trưởng thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động với CB, VC trong và ngoài Trường.

3. Tham mưu cho lãnh đạo Trường trong việc giải quyết chế độ nghỉ phép hàng năm cho CB, VC đúng quy định của pháp luật; nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các văn bản có liên quan về công tác tổ chức, cán bộ. Thường trực các Hội đồng: Tuyển dụng, lương, nâng ngạch, kỷ luật CB, VC…

4. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo, tổng kết kinh nghiệm thực tiễn về công tác nhân sự.

5. Xây dựng các chương trình và kế hoạch công tác của Trường; tổ chức theo dõi và đôn đốc hoạt động của các đơn vị trong Trường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; lập các biểu và báo cáo thống kê theo yêu cầu của cấp trên và của Trường; chịu trách nhiệm về pháp lý, thể thức trong công tác thông tin nội bộ và ra bên ngoài.

6. Tổ chức soạn thảo các văn bản, quy định thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng. Giúp Hiệu trưởng điều hành mối quan hệ, phối hợp làm việc giữa các đơn vị trong toàn trường theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định. Chịu trách nhiệm sao, gửi các văn bản do lãnh đạo Trường ký đến các cá nhân, đơn vị trong và ngoài Trường đúng thời hạn.

7. Đầu mối tổ chức Hội nghị CBVC, Lễ kỷ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam hàng năm, cũng như các hội nghị khác của Trường theo phân công của Hiệu trưởng. Thực hiện công tác lễ tân trong Hội nghị cấp Trường, sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách của Trường (trừ khách quốc tế). Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại cho khách trong thời gian công tác tại Trường khi có yêu cầu và được Hiệu trưởng phê duyệt.

8. Xây dựng và đề xuất Hiệu trưởng ban hành quy định về quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường. Trực tiếp quản lý công tác hành chính, văn thư - lưu trữ cấp Trường; đóng dấu, quản lý con dấu Trường; quản lý chữ ký các cấp lãnh đạo của Trường được Hiệu trưởng phân cấp ký, đóng dấu; Nhận bưu phẩm, sao lục các văn bản của Trường và cấp trên theo quy định. Tiếp nhận, phân loại văn bản của các đơn vị trong và ngoài Trường; mua, in ấn, cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, các thong tin giới thiệu về Trường; Quản lý Lễ phục tốt nghiệp.

9. Tổ chức công tác truyền thông, panô, áp phích, tin ảnh, brochure; tổ chức kỷ niệm các ngày lễ lớn; đầu mối quan hệ với phóng viên báo, đài...; biên tập và phát hành các bản tin nội bộ và các ấn phẩm giới thiệu về Trường, quản trị mạng, quản trị trang thông tin điện tử của Trường. Thư ký cho lãnh đạo Trường, thư ký trong các cuộc họp giao ban, cuộc họp cấp Trường do phòng là đầu mối tổ chức; dự thảo thông báo, diễn văn, phát biểu, kết luận các cuộc họp do Hiệu trưởng chủ trì và của các cơ quan cấp trên khi có yêu cầu.

10. Điều phối sử dụng phòng họp, phòng khách, Hội trường A, Hội trường C303, nhà khách, phòng truyền thống, sân tập thể dục thể thao; vệ sinh, phục vụ nước uống các phòng làm việc của lãnh đạo Trường, phòng nước giáo viên, các phòng họp. Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo Trường làm việc, đi công tác. Đề xuất thanh toán tiền điện thoại, tiền điện, tiền nước và khoán công tác phí, văn phòng phẩm, xác nhận chế độ trực ngoài giờ hành chính cho các đơn vị và cá nhân liên quan theo đúng quy định hiện hành. Quản lý và điều phối xe ô tô của Trường trên cơ sở có kế hoạch công tác của nhà trường và của các đơn vị trực thuộc Trường khi có nhu cầu theo phê duyệt của lãnh đạo. Quản lý các hoạt động quảng cáo, tuyên truyền của các công ty, đơn vị bên ngoài tại Trường khi được Ban Giám hiệu đồng ý; Đầu mối phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện hiếu hỉ theo quy chế chi tiêu nội bộ của Trường.

11. Thực hiện công tác y tế học đường, chăm sóc sức khỏe cho CB, VC và học viên, sinh viên (HV, SV); phối hợp với Phòng Kế hoạch – Tài chính quản lý dịch vụ bảo hiểm y tế bắt buộc và dịch vụ bảo hiểm thân thể tự nguyện, khám sức khỏe định kỳ của CB, VC, HV, SV theo các quy định hiện hành; tham mưu cho Hiệu trưởng triển khai công tác vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng chống dịch bệnh; phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão; công tác an ninh trật tự, huấn luyện tự vệ.

12. Chăm sóc, cải tạo cây xanh, hồ cá, tạo cảnh quang, môi trường xanh, sạch, đẹp. Mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ, đồ dùng cần thiết phục vụ nhu cầu chung của Trường (tài sản nhanh tiêu hao, mau hỏng, rẻ tiền, không nằm trong danh mục các tài sản cố định do Phòng Cơ sở Vật chất trang bị).

Cơ cấu nhân sự:

STT	Họ tên	Ngạch	Chức vụ	Trình độ
1	Nguyễn Hữu Quý	Giảng viên	Trưởng Phòng	Tiến sỹ
2	Võ Văn Phú	Chuyên viên	Phó Trưởng phòng	Thạc sỹ
3	Nguyễn Thị Phú Thọ	Chuyên viên		Đại học
4	Tân Thị Quyên	Chuyên viên		Đại học
5	Phan Quốc Vi	Kỹ sư		Thạc sỹ
6	Trần Ngọc Anh Hải	Kỹ sư		Đại học
7	Nguyễn Đức Hoà	Chuyên viên		Đại học
8	Trần Thị Minh Hiền	Chuyên viên		Thạc sỹ
9	Đặng Minh Châu	Chuyên viên		Đại học
10	Nguyễn Thị Bình	Nhân viên		Phổ thông
11	Lê Thị Lài	Nhân viên		Trung cấp
12	Nguyễn Thị Liên	Nhân viên		Trung cấp
13	Phan Lê Quỳnh Như	Nhân viên		Cao đẳng
14	Nguyễn Thị Vân Trang	Nhân viên		Phổ thông
15	Hồ Thị Lệ Xuân	Nhân viên		Phổ thông